การจัดทำโครงการนิเทศ หลังจากที่ได้ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพปัจจุบันปัญหา ความต้องการและความจำเป็นในการนิเทศ มีจุดมุ่งหมายการนิเทศที่ชัดเจน และได้ทางเลือกในการปฏิบัติงานนิเทศแล้ว ภารกิจที่จะต้องทำในขั้นตอนสุดท้ายของการวางแผนนิเทศคือการจัดทำโครงการ นิเทศ
4.1 ความหมายของโครงการ(PROJECT) หมายถึง : กิจกรรมหรือกลุ่มกิจกรรมและการปฏิบัติที่มีลักษณะเฉพาะ แตกต่างไปจากการทำงานปกติ เป็นการปฏิบัติงานเฉพาะ เป็นการดำเนินการเฉพาะเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะที่ชัดเจนของโครงการนั้นเท่า นั้น โครงการจะมีลักษณะเป็นงานที่มีจุดเริ่มต้นและมีจุดสิ้นสุดของการดำเนินงาน ที่ชัดเจนซึ่งแตกต่างไปจากงานประจำโครงการสามารถสนองนโยบายของหน่วยงานได้
4.2 ความสำคัญของโครงการ
1) โครงการสามารถใช้เป็นหลักฐานในการปฏิบัติงาน
2) การดำเนินงานตามโครงการทำให้บรรลุวัตถุประสงค์เร็วขึ้น
3) ทำให้ประหยัดทรัพยากรเนื่องจากโครงการได้กำหนดกรอบในการใช้งบประมาณ
4) โครงการเป็นเครื่องมือในการสื่อสารระหว่างผู้ปฏิบัติงานโครงการ
4.3 ลักษณะของโครงการที่ดี
1) สามารถนำไปปฏิบัติได้ ไม่เพ้อฝัน ไม่เลื่อนลอย
2) มีความเหมาะสม สอดคล้องกับสภาพปัญหา ความต้องการของกลุ่มเป้าหมายและชุมชน
3) มีรายละเอียดชัดเจน เช่น กลุ่มเป้าหมาย วิธีการ ระยะเวลา
4) มีทรัพยากรเพียง เช่น งบประมาณ วัสดุอุปกรณ์ ยานพาหนะ
5) ตรงกับพันธกิจของหน่วยงาน
4.4 โครงสร้างของโครงการ
1) ชื่อโครงการ
2) หลักการและเหตุผล
3) วัตถุประสงค์
4) เป้าหมาย
5) วิธีดำเนินการ
6) ระยะเวลาดำเนินการ
7) งบประมาณ/แผนเบิกจ่ายงบประมาณ
8) การประเมินผล
9) เครือข่าย
10) ผลลัพธ์
11) ตัวชี้วัดผลสำเร็จของโครงการ
12) การติดตามประเมินผล
13) ผลการดำเนินงานที่ผ่านมา
14) ผู้รับผิดชอบโครงการ
15) ความสัมพันธ์กับโครงการอื่น
4.5 การเขียนโครงการ
1) ชื่อโครงการ ชื่อโครงการจะต้องบ่งบอกว่าทำอะไร อ่านแล้วเข้าใจและมองเห็นภาพของงาน การตั้งชื่อโครงการควรครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้
1.1) มีความชัดเจน เหมาะสม กระชับ
1.2) เฉพาะเจาะจงเข้าใจง่าย
1.3) บ่งบอกถึงสิ่งที่จะทำ
2) หลักการและเหตุผล หลักการและเหตุผล หรือเหตุผลความจำเป็น หรือความสำคัญของปัญหาเป็นการแสดงถึงเหตุผลที่ต้องทำโครงการว่า ทำไมต้องทำ ปัญหาที่เกิดขึ้นส่งผลกระทบหรือทำให้เกิดความเสียหายแก่ใครบ้าง การเขียนหลักการและเหตุผล ควรครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้
2.1) ระบุเหตุผลและความจำเป็น
2.2) มีหลักฐานอ้างอิง ไม่กล่าวลอย ๆ
2.3) มีน้ำหนักที่น่าเชื่อถือ
2.4) ควรกล่าวถึงภาพรวมก่อนแล้วจึงกล่าวถึงปัญหา
3) วัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์ เป็นเครื่องชี้ทิศทางการดำเนินงานของโครงการ โดยวัตถุประสงค์จะเป็นข้อความที่บอกให้ทราบว่า โครงการนี้จะทำอะไร ถ้ามีข้อความหลายข้อ ควรเขียนเรียงลำดับความสำคัญ จากที่มีความสำคัญมากไปหาน้อย วัตถุประสงค์มี 2 ลักษณะ
3.1) วัตถุประสงค์ทั่วไป เป็นการเขียนกำหนดทิศทางอย่างกว้าง ๆ
3.2) วัตถุประสงค์เฉพาะ เป็นการเขียนกำหนดทิศทางเฉพาะเจาะจง
4) เป้าหมาย เป็นการกำหนดถึงผลงานตามโครงการ เมื่อดำเนินโครงการไปแล้วจะได้อะไร การกำหนดเป้าหมายมี 2 ลักษณะ คือ
4.1) เป้าหมายเชิงปริมาณ เป็นการกำหนดผลงานในด้านปริมาณ ว่าจะได้อะไร เท่าไหร่
4.2) เป้าหมายเชิงคุณภาพ เป็นการกำหนดคุณภาพของผลงานที่ระบุไว้เชิงคุณภาพว่า ผลงานที่ได้จากโครงการดีอย่างไร มีคุณค่าอย่างไร เกิดประโยชน์อย่างไร
5) วิธีดำเนินการ เป็นขั้นตอนของการเขียนรายละเอียดภารกิจที่จะต้องปฏิบัติ เพื่อให้งานบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ มีวิธีเขียน ดังนี้
5.1) จำแนกกิจกรรมหลักหลาย ๆ กิจกรรมตามลำดับ ตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจนกระทั้งเสร็จสิ้นโครงการ ให้ชัดเจน
5.2) กิจกรรมแต่ละกิจกรรมจะต้องกำหนดระยะเวลา โดยกำหนดเป็นแผนปฏิบัติงาน
ตัวอย่าง วิธีการดำเนินงานโครงการนิเทศเพื่อพัฒนาคุณภาพการดำเนินงาน กศน.ตำบล จังหวัดตาก ปีงบประมาณ 2554
6) ดำเนินการ ระยะเวลาในการดำเนินโครงการเป็นการระบุระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้นจนกระทั่งถึงเวลาเสร็จสิ้นโครงการ
ตัวอย่างที่ 1*เริ่มตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2553
*สิ้นสุดในวันที่ 30 กันยายน 2554
ตัวอย่างที่ 2
*ระหว่างวันที่ 10 เมษายน – 25 สิงหาคม 2554
ตัวอย่างที่ 3
*เริ่มตั้งแต่เดือนมีนาคม 2554 – เมษายน 2555
7) งบประมาณ การระบุรายละเอียดงบประมาณมีหลักในการเขียนดังนี้
7.1) ในกรณีที่ทราบแน่ชัดว่าหน่วยงานใดให้การสนับสนุนงบประมาณให้ระบุแหล่งที่มาของงบประมาณและจำนวนเงินที่ได้รับ
7.2) ระบุรายละเอียดการใช้จ่ายงบประมาณแต่ละกิจกรรมอย่างชัดเจนโดยอาจเขียนรายละเอียดแนบท้ายโครงการ
8) ผู้รับผิดชอบโครงการมีเพียงคนเดียวหรือหลายคนก็ได้ในกรณีที่เป็นโครงการที่มีหลายฝ่ายดำเนินการร่วมกัน
9) เครือข่าย หมายถึง บุคคล กลุ่มบุคคล ชุมชน หน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน รวมทั้งแหล่งวิทยาการในชุมชน ที่มีส่วนร่วมส่งเสริมสนับสนุน ประสานงานในการดำเนินโครงการในด้านต่าง ๆ เช่น ด้านวิทยากร อาคารสถานที่ งบประมาณ วัสดุอุปกรณ์ในการดำเนินโครงการ
10) ความสัมพันธ์กับโครงการอื่น ในการเขียนโครงการควรระบุสาระรายละเอียดที่สัมพันธ์กับโครงการอื่นที่เกี่ยวข้อง เพื่อประโยชน์ ดังนี้
10.1) เป็นการตรวจสอบว่ามีความซ้ำซ้อนกับโครงการอื่นมากน้อยเพียงใด
10.2) ทำให้ทราบว่าผลที่ได้รับจากโครงการจะนำไปใช้ในประกอบการดำเนินงานของโครงการอื่นได้มากน้อยเพียงใด
10.3) ทำให้ทราบว่าความสัมพันธ์ระหว่างโครงการเป็นผลดีต่อการประสานงานแผนการปฏิบัติงานมากน้อยเพียงใด
11) ผลลัพธ์ (outcomes) ผลลัพธ์ หมายถึง ผลที่คาดว่าจะได้รับจากโครงการหรือผลประโยชน์จากผลผลิต (Outputs) ที่มีต่อบุคคล ชุมชน สิ่งแวดล้อม เศรษฐกิจและสังคมโดยรวม
12) ดัชนีวัดผลสำเร็จของโครงการ
12.1) ผลผลิต หมายถึง ตัวชี้วัดที่แสดงผลงานที่เป็นรูปธรรมในเชิงปริมาณและคุณภาพอันเกิดจากการ ดำเนินงานตามวัตถุประสงค์ของโครงการ
12.2) ตัวชี้วัดผลลัพธ์ หมายถึง ตัวชี้วัดที่แสดงถึงผลประโยชน์จากผลผลิตที่มีต่อบุคคล ชุมชน สิ่งแวดล้อม เศรษฐกิจและสังคมโดยรวม
13) การติดตามประเมินผล
13.1) ระบุการติดตามผลและการประเมินผลให้ชัดเจน
13.2) ควรทำแผนควบคุมการประเมินโครงการ
13.3) เน้นการประเมินภายในโครงการ
14) ผลการดำเนินโครงการที่ผ่านมาในกรณีที่เป็นโครงการต่อเนื่อง
4.6 การวิเคราะห์โครงการ
การวิเคราะห์โครงการ หมายถึง การศึกษารายละเอียดของโครงการเพื่อการปรับปรุงเอกสารโครงการให้มีความถูก ต้องสมบูรณ์ที่สุด และให้ได้โครงการที่ดี เหมาะสมกับการปฏิบัติงานของหน่วยงาน การวิเคราะห์โครงการเป็นวิธีการหนึ่งที่มีความสำคัญ และจำเป็นอย่างยิ่งต่อการดำเนินโครงการ ซึ่งมีแนวทางในการวิเคราะห์ดังนี้
1) โครงการที่เขียนมีองค์ประกอบสำคัญครบถ้วนสมบูรณ์
2) องค์ประกอบมีความถูกต้อง และชัดเจนตามหลักการเขียนโครงการ
3) องค์ประกอบต่าง ๆ มีความสอดคล้องและสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน
4) โครงการมีความเป็นไปได้ในทางเทคนิควิชาการ มีความพร้อมในด้านวัสดุอุปกรณ์ และสิ่งอำนวยความสะดวกความพร้อมในด้านงบประมาณ ตลอดจนความพร้อมในด้านบุคลากรผู้ปฏิบัติงาน วิเคราะห์โครงการ
